Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Hawk Intelligent Technologies GmbH
Schafäckerlein 23
91413 Neustadt an der Aisch, Deutschland
E-Mail: info@hawkivo.com
Telefon: +49 9161 87192-0

2. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

2.1 Allgemeine Zugriffsdaten (Server-Logs)

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch bestimmte Zugriffsdaten protokolliert (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit der Anfrage, übertragene Datenmenge, Browsertyp/-version, Betriebssystem). Diese Daten benötigen wir zur Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Systemsicherheit sowie zur Optimierung unseres Webangebots. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Logfiles werden i. d. R. 7 Tage gespeichert, sofern keine sicherheitsrelevanten Ereignisse eine längere Aufbewahrung erfordern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

2.2 Kontaktaufnahme (Kontaktformular und E-Mail)

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (z. B. Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung), je nach Anfrage.

Über das freigeschaltete Kontaktformular senden Sie Ihre Angaben an unser Postfach info@hawkivo.com. Wenn Sie reCAPTCHA erlauben (Abschnitt 2.4), wird die Sicherheitsprüfung vor der Übermittlung serverseitig geprüft.

2.2a Technische Zustellung von Kontaktanfragen

Für Annahme, Sicherheitsprüfung und E-Mail-Zustellung nutzen wir Amazon Web Services (AWS), Region Frankfurt (eu-central-1). Die Anfrage wird an unser oben genanntes Postfach zugestellt und dort zur Bearbeitung aufbewahrt. Die angegebene E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse verwendet. Zusätzlich übermittelt unser Dienst nach der Zustellung Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefonnummer (falls angegeben), Nachricht, Anliegen, Zielgruppe, Produktinteresse, Sprache, die Adresse der Formularseite und den angezeigten Verarbeitungshinweis an unser CRM HubSpot (HubSpot Ireland Limited, Irland, als Auftragsverarbeiter, EU-Rechenzentrum; zur Drittlandübermittlung siehe Abschnitt 2.3). Dort legen wir einen Kontakt mit Ihrer Anfrage an, um sie zu bearbeiten, Rückfragen zuzuordnen und Sie später zu Ihrem Anliegen zu kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Ein HubSpot-Besucherkennzeichen übermitteln wir nur, wenn Sie den HubSpot-Tracking-Code erlaubt haben (Abschnitt 2.4). Die Anfrage meldet Sie nicht zu einem Newsletter an; Marketing-E-Mails erhalten Sie nur mit einer gesonderten Newsletter-Einwilligung. Kontaktdaten ohne laufende Geschäftsbeziehung löschen wir spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zur Vermeidung doppelter Zustellungen speichern wir eine technische Anfragekennung, eine Prüfsumme und den Zustellstatus mit einer Ablaufzeit von 24 Stunden; AWS entfernt abgelaufene Einträge automatisch, wobei die technische Löschung verzögert erfolgen kann. Formularinhalte und reCAPTCHA-Schlüssel werden nicht in diesen Einträgen oder technischen Protokollen gespeichert. Technische Protokolle ohne Formularinhalte bewahren wir sieben Tage auf. Die Anfrage im Postfach wird nach Zweckerledigung und nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht.

2.3 Newsletter und Marketing-E-Mails

Über die Seite „Newsletter“ können Sie den allgemeinen Hawk IVO Newsletter und die Produktnewsletter zu Hawk IVO Force, Hawk IVO Plan und Hawk IVO Scheduler abonnieren. Für Versand, Abonnementverwaltung und Einwilligungsnachweis nutzen wir HubSpot (HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland) als Auftragsverarbeiter; die Daten liegen im EU-Rechenzentrum von HubSpot. Ihre Anmeldung nimmt zunächst unser eigener Dienst bei Amazon Web Services in Frankfurt entgegen, prüft sie mit Google reCAPTCHA (Abschnitt 2.4) und leitet E-Mail-Adresse, Themenwahl, Sprache, die angezeigten Einwilligungstexte und die Adresse der Anmeldeseite an HubSpot weiter. Ein HubSpot-Besucherkennzeichen übermitteln wir nur, wenn Sie den HubSpot-Tracking-Code erlaubt haben (Abschnitt 2.4). Unser Dienst speichert keine Anmeldedaten; technische Protokolle ohne E-Mail-Adresse bewahren wir sieben Tage auf.
Es kommt das Double-Opt-in zum Einsatz: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink und erst nach der Bestätigung den Newsletter. HubSpot speichert Einwilligungstext, Zeitpunkt und Bestätigung als Nachweis.
Öffnungs- und Klickmessung: Die Newsletter-Anmeldung und die Zustimmung zur Messung sind voneinander unabhängig. Sie können den Newsletter ohne Öffnungs- und Klickmessung abonnieren. Für eine personenbezogene Auswertung, ob und wann Sie unsere Newsletter öffnen und welche Links Sie anklicken (Zählpixel und Weiterleitungslinks), benötigen wir eine gesonderte freiwillige Einwilligung. Diese verwalten Sie in Ihren persönlichen Abonnementeinstellungen über den Link in unseren E-Mails. HubSpot prüft die Tracking-Zustimmung für die jeweilige Empfängeradresse; ohne gespeicherte Zustimmung oder nach deren Widerruf wird nicht gemessen. Die Zustimmung zur Messung können Sie unabhängig vom Newsletter-Abo erlauben oder widerrufen. Der Widerruf verhindert auch die weitere Erfassung von Öffnungen und Klicks in bereits versandten E-Mails; zuvor erhobene Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Abmeldung: Jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail, über die Seite für Abonnementeinstellungen oder per Nachricht an uns. Abmeldungen werden in einer Sperrliste (Suppression List) gespeichert, damit Sie keine weitere Werbung erhalten.
Kundeninformationen: Kunden erhalten wichtige Informationen zu ihren Verträgen und genutzten Produkten (etwa Wartung, Sicherheitshinweise, Vertragsänderungen) auch ohne Newsletter-Anmeldung per E-Mail über HubSpot (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Diese E-Mails enthalten keine Öffnungs- und Klickmessung.
Speicherdauer: Bis zur Abmeldung; danach bleiben nur Ihre E-Mail-Adresse in der Sperrliste und der Einwilligungsnachweis, solange wir ihn zur Nachweisführung benötigen.
Drittlandübermittlung: HubSpot, Inc. (USA) ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
Datenschutzhinweise des Anbieters: https://legal.hubspot.com/privacy-policy (öffnet in neuem Tab)

2.4 Cookies, Einwilligung und eingesetzte Dienste

Technisch notwendige Einträge setzen wir ohne Einwilligung ein (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): Ihre Auswahl in den Datenschutz-Einstellungen (hawk-consent, Browserspeicher, zwölf Monate), Ihre manuelle Auswahl der hellen oder dunklen Darstellung (hawk-theme, Browserspeicher, 365 Tage ab Auswahl; bei „System“ gelöscht) und die Bestätigung einer angenommenen Kontaktanfrage (hawk-enquiry-accepted, Sitzungsspeicher, bis zum Schließen des Tabs). Diese Einträge bleiben in Ihrem Browser und werden weder an uns noch an Dritte übertragen.

Alle weiteren Dienste setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein. Sie werden erst nach Ihrer Zustimmung geladen; vorher besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Ausgenommen ist der KI-Assistent, der erst lädt, wenn Sie ihn ausdrücklich starten (Abschnitt 2.8). Die Einwilligungsverwaltung ist ein eigener Bestandteil dieser Website, ein externer Anbieter ist dafür nicht eingebunden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Datenschutz-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite ändern oder widerrufen. Beim Widerruf löschen wir die Cookies des Dienstes auf unserer Domain; Cookies auf Domains der Anbieter können Sie in Ihrem Browser löschen. Die Datenschutz-Einstellungen zeigen zu jedem eingesetzten Dienst Anbieter, Zweck, gespeicherte Einträge und Speicherdauer.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung); Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Drittlandübermittlung: Bei allen folgenden Diensten können Daten in die USA übermittelt werden. Google LLC und Meta Platforms, Inc. sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Google reCAPTCHA (Schutz des Kontaktformulars)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: Prüfung, ob das Kontaktformular von einem Menschen ausgefüllt wird, zum Schutz vor automatisierten Anfragen und Missbrauch. Verarbeitet werden insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie Interaktionen mit der Seite. reCAPTCHA lädt nur auf der Kontaktseite und erst nach Ihrer Einwilligung; ohne Einwilligung erreichen Sie uns per E-Mail, Telefon oder Terminbuchung. Gespeichert werden das Cookie _GRECAPTCHA auf www.google.com (öffnet in neuem Tab) (6 Monate) und der Eintrag _grecaptcha im Browserspeicher.
Datenschutzhinweise des Anbieters: https://policies.google.com/privacy (öffnet in neuem Tab)

Google Analytics 4 (Reichweitenmessung)

Anbieter: Google Ireland Limited (Anschrift s. o.). Zweck: statistische Auswertung der Nutzung (aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft, Gerät und Browser), um die Website zu verbessern. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Google-Signale, Werbefunktionen und die Personalisierung von Werbung sind ausgeschaltet. Gespeichert werden die Cookies _ga und _ga_<Kennung> auf unserer Domain (13 Monate). Die Messdaten löscht Google nach der in Google Analytics eingestellten Aufbewahrungsdauer.
Datenschutzhinweise des Anbieters: https://policies.google.com/privacy (öffnet in neuem Tab)

Google Ads (Werbemessung)

Anbieter: Google Ireland Limited (Anschrift s. o.). Zweck: Messung, ob Besucher nach einem Klick auf unsere Anzeigen bei Google bei uns anfragen, sich zum Newsletter anmelden oder einen Termin buchen (Conversion-Messung), und Ausspielung unserer Anzeigen an passende Zielgruppen, auch erneut an Besucher unserer Website (Remarketing). Verarbeitet werden insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, aufgerufene Seiten und die Kennung des Anzeigenklicks; sind Sie bei Google angemeldet, kann Google die Daten Ihrem Konto zuordnen. Das Google-Ads-Tag lädt erst nach Ihrer Einwilligung und nutzt den Einwilligungsmodus von Google (Consent Mode): Ohne Einwilligung werden keine Werbe-Cookies gesetzt und keine Daten für Werbezwecke an Google übermittelt. Google verarbeitet die Daten für Google Ads als eigenständiger Verantwortlicher. Gespeichert werden Cookies _gcl_<Kennung> (etwa _gcl_au, _gcl_aw) auf unserer Domain (90 Tage) und das Cookie IDE auf doubleclick.net (13 Monate). Haben Sie zusätzlich den HubSpot-Tracking-Code erlaubt und kommen über eine unserer Anzeigen, speichert unser CRM HubSpot die Kennung des Anzeigenklicks (GCLID) bei Ihrem Kontakt. Werden Sie später zu einer Anfrage (Lead), einer Verkaufschance oder zum Kunden, meldet HubSpot diese Phase zusammen mit der Klickkennung an Google Ads, damit wir den Erfolg unserer Anzeigen messen können. Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer übermitteln wir dabei nicht.
Datenschutzhinweise des Anbieters: https://policies.google.com/privacy (öffnet in neuem Tab)
Bedingungen für die Datenverarbeitung: https://business.safety.google/adscontrollerterms/ (öffnet in neuem Tab)

Meta Pixel (Werbemessung)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Zweck: Messung, ob Besucher nach dem Kontakt mit unserer Werbung auf Facebook oder Instagram unsere Website aufrufen, und Ausspielung von Werbung an passende Zielgruppen. Verarbeitet werden insbesondere IP-Adresse, Browserangaben, aufgerufene Seiten und Ereignisse; sind Sie bei Meta angemeldet, kann Meta die Daten Ihrem Konto zuordnen. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die weitere Verarbeitung verantwortet Meta allein. Gespeichert werden die Cookies _fbp und _fbc auf unserer Domain (90 Tage).
Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum (öffnet in neuem Tab)
Datenschutzhinweise des Anbieters: https://www.facebook.com/privacy/policy/ (öffnet in neuem Tab)

HubSpot (Zuordnung von Besuchen zu Kontakten)

Anbieter: HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Zweck: Wir erkennen, welche Seiten Sie besuchen, und ordnen diese Besuche in unserem CRM Ihrem Kontakt zu, sobald Sie uns bekannt sind, etwa nach einer Newsletter-Anmeldung oder einem Klick auf einen Link in unseren E-Mails. So können wir Inhalte und Ansprache besser auf Ihr Interesse abstimmen. Verarbeitet werden insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, aufgerufene Seiten, Verweildauer und Herkunft. Der Tracking-Code lädt vom EU-Rechenzentrum von HubSpot und erst nach Ihrer Einwilligung; das eigene Cookie-Banner von HubSpot setzen wir nicht ein. Gespeichert werden die Cookies __hstc und hubspotutk (6 Monate), __hssc (30 Minuten) und __hssrc (bis zum Schließen des Browsers) auf unserer Domain. Ohne diese Einwilligung ordnen wir Website-Besuche keinem Kontakt zu, auch wenn Sie den Newsletter abonniert haben. HubSpot, Inc. (USA) ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Datenschutzhinweise des Anbieters: https://legal.hubspot.com/privacy-policy (öffnet in neuem Tab)

YouTube (Videos in Wissensartikeln und Neuigkeiten)

Anbieter: Google Ireland Limited (Anschrift s. o.). Zweck: Wiedergabe von Videos direkt auf unserer Website. Die Vorschaubilder der Videos liefern wir von unserem eigenen Server aus; dafür besteht keine Verbindung zu YouTube. Erst wenn Sie auf „Video abspielen“ klicken, lädt der Player von www.youtube-nocookie.com (öffnet in neuem Tab) (erweiterter Datenschutzmodus). Dieser Klick ist Ihre Einwilligung für YouTube; Sie können sie in den Datenschutz-Einstellungen widerrufen. Verarbeitet werden insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie Ihre Nutzung des Players; sind Sie bei Google angemeldet, kann Google die Wiedergabe Ihrem Konto zuordnen. Nach dem Abspielen kann YouTube auf seinen Domains Cookies wie YSC (bis zum Schließen des Browsers), VISITOR_INFO1_LIVE und VISITOR_PRIVACY_METADATA (6 Monate) sowie Einträge im Browserspeicher setzen. Ohne Einwilligung öffnen Sie Videos über „Auf YouTube ansehen“ direkt bei YouTube.
Datenschutzhinweise des Anbieters: https://policies.google.com/privacy (öffnet in neuem Tab)

HubSpot Meetings (Terminbuchung)

Einzelheiten zum Terminkalender auf unserer Seite „Termin“ finden Sie in Abschnitt 2.7.

2.5 Social-Media-Auftritte und -Links

Wir verlinken nur auf externe Profile (Facebook, LinkedIn, X/Twitter, Instagram/Threads, YouTube, WhatsApp). Eine Verbindung entsteht erst beim Klick. Es gelten die Bedingungen/Datenschutz der Anbieter. Interaktionen werten wir nur im Rahmen unseres berechtigten Interesses aus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.6 Hosting durch Amazon Web Services

Unsere Website wird als statische Website über AWS Amplify Hosting bereitgestellt. Anbieter ist Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Die Website wird in der AWS-Region Europa (Frankfurt) betrieben und über das Auslieferungsnetz von AWS ausgeliefert. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserangaben) verarbeitet, um die Website bereitzustellen und ihre Sicherheit zu gewährleisten. Eine Übermittlung an Amazon Web Services, Inc., USA, kann nicht ausgeschlossen werden und erfolgt – soweit erforderlich – auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.7 Online-Terminbuchung mit HubSpot

Auf unserer Seite „Termin“ können Sie ein Gespräch über HubSpot Meetings buchen (HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, als Auftragsverarbeiter, EU-Rechenzentrum). Der Terminkalender lädt erst, wenn Sie auf „Terminkalender laden“ klicken; dieser Klick ist Ihre Einwilligung für diesen Dienst, die Sie in den Datenschutz-Einstellungen widerrufen können (Abschnitt 2.4). Ohne Einwilligung öffnen Sie die Buchungsseite über den Link direkt bei HubSpot. Beim Laden verarbeitet HubSpot insbesondere IP-Adresse und Browserangaben und kann auf go.hawkivo.com die Cookies __hstc und hubspotutk (6 Monate), __hssc (30 Minuten) und __hssrc (bis zum Schließen des Browsers) setzen.

Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, den gewählten Termin und Angaben, die Sie im Buchungsformular freiwillig machen. HubSpot legt dazu einen Kontakt in unserem CRM an oder ergänzt ihn und trägt den Termin in unseren Kalender bei Microsoft 365 ein (Microsoft Ireland Operations Limited, Irland, als Auftragsverarbeiter). Das Gespräch findet über Microsoft Teams statt; den Zugangslink erhalten Sie mit der Einladung. Die Buchung meldet Sie nicht zu einem Newsletter an. Kontaktdaten ohne laufende Geschäftsbeziehung löschen wir spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Rechtsgrundlage: für das Laden des Kalenders Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung), für die Buchung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
Drittlandübermittlung: HubSpot, Inc. und Microsoft Corporation (USA) sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
Datenschutzhinweise der Anbieter: https://legal.hubspot.com/privacy-policy (öffnet in neuem Tab) und https://privacy.microsoft.com/privacystatement (öffnet in neuem Tab)
Alternative: Terminvereinbarung auch per E-Mail oder Telefon möglich.

2.8 KI-Assistent (Hawk IVO Force)

Auf unserer Website können Sie einem KI-Assistenten Fragen stellen. Er läuft auf unserer Plattform Hawk IVO Force. Der Assistent wird erst geladen, wenn Sie ihn öffnen und „Chat starten“ wählen. Vorher besteht keine Verbindung zu Hawk IVO Force, und in Ihrem Browser wird nichts gespeichert. Sie chatten mit einer KI: Die Antworten werden automatisch erzeugt, können Fehler enthalten und sind unverbindlich.

Verarbeitete Daten: Ihre Nachrichten und die Antworten des Assistenten. Damit er zur geöffneten Seite helfen kann, sendet unsere Website mit jeder Nachricht folgende Angaben mit:

• Seitenkennung, Sprache und Adresse der Seite ohne Parameter, dazu Titel, Beschreibung und Hauptüberschrift;
• die Überschrift des sichtbaren Abschnitts und geöffnete Fragen;
• beim Kontaktformular: ob es verfügbar ist, das gewählte Anliegen, die Zielgruppe, das Produktinteresse und die Namen fehlerhafter Felder;
• die Adressen weiterer Seiten dieser Website, die Sie seit Ihrer letzten Nachricht im selben Tab geöffnet haben (ohne Parameter);
• für die Aktionen des Assistenten: die Überschriften und Fragen der geöffneten Seite, die Namen der verfügbaren Filter und Sprachfassungen sowie die Auswahlmöglichkeiten des Kontaktformulars.

Nicht übermittelt werden: was Sie in Formularfelder schreiben, markierter Text, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und Ihre Maus- oder Tastatureingaben außerhalb des Chats. Beim Laden und Nutzen des Chats fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserangaben.

Spracheingabe: Sie können Ihre Fragen im Chat auch sprechen. Das ist freiwillig. Das Mikrofon wird erst genutzt, wenn Sie im Chat auf das Mikrofonsymbol tippen und den Zugriff in Ihrem Browser erlauben; vorher wird nichts aufgenommen. Ein zweiter Klick beendet die Aufnahme, spätestens nach 60 Sekunden endet sie automatisch. Die Aufnahme wird an Hawk IVO Force übertragen und dort von einem Sprachmodell in Text umgewandelt, das Microsoft über Azure OpenAI als Auftragsverarbeiter bereitstellt. Den erkannten Text sehen Sie im Eingabefeld und können ihn ändern oder verwerfen. Gesendet wird er erst, wenn Sie ihn abschicken; danach behandeln wir ihn wie jede andere Chatnachricht. Die Tonaufnahme löschen wir unmittelbar nach der Umwandlung, spätestens nach zwei Stunden. Solange die Unterhaltung gespeichert ist, bleiben nur technische Angaben wie Dauer, Dateigröße und erkannte Sprache erhalten. Ein Stimmprofil wird nicht angelegt. Ihr Browser kann die Erlaubnis für unsere Website speichern; Sie können sie in seinen Website-Einstellungen jederzeit widerrufen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir beantworten Ihre Fragen zu unserem Unternehmen, unseren Produkten und der geöffneten Seite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen, passenden Auskunft), bei Anfragen zur Vertragsanbahnung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Browser speichern wir nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nur, was unbedingt erforderlich ist, um den von Ihnen gestarteten Chat bereitzustellen. Auf das Mikrofon greift der Chat nur zu, wenn Sie die Spracheingabe ausdrücklich wählen und im Browser erlauben. Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO). Chatinhalte werten wir nicht für Werbung oder Profilbildung aus.

Angehängte Dateien: Wenn Sie Dateien anhängen, werden Dateiname und Dateiinhalt an Hawk IVO Force übertragen und für Ihre Frage verarbeitet, zum Beispiel zur Auswertung eines Anforderungskatalogs. Dazu werden lesbare Inhalte aus unterstützten PDF-, XLSX-, DOCX-, Text- und Markdown-Dateien ausgelesen. Nicht lesbare oder unvollständig verarbeitete Bereiche müssen bei der Antwort berücksichtigt werden.

Aktionen auf der Website: Der Assistent kann anbieten, auf unserer Website etwas für Sie zu öffnen: einen Abschnitt oder eine Frage der geöffneten Seite, eine gefilterte Liste, die Suche mit einem Suchbegriff, das Kontaktformular mit vorgewähltem Anliegen und Produkt, eine andere Sprachfassung oder die Datenschutz-Einstellungen. Ausgeführt wird eine Aktion erst, wenn Sie sie in der Rückfrage bestätigen. Ob sie ausgeführt, abgelehnt oder nicht möglich war, wird mit Ihrer nächsten Nachricht übermittelt. Der Assistent kann keine Formulare absenden, nichts in Formularfelder schreiben und keine Einwilligungen ändern.

Speicherung in Ihrem Browser: Nach dem ausdrücklichen Start speichert die eigene Panelsteuerung im sessionStorage dieses Tabs unter „hawk-assistant“ nur, ob der Assistent geöffnet oder minimiert ist. Das SDK und Hawk IVO Force verwenden zusätzlich tabgebundene Kennungen und Besuchszustände, damit die laufende Unterhaltung nach Seitenwechsel oder Neuladen fortgesetzt werden kann, soweit der Browser dies zulässt. Die Nachrichten werden dabei aus dem serverseitigen Chat geladen. Das X minimiert den Chat. „Chat beenden“ beendet die laufende Unterhaltung nach Bestätigung und entfernt Einbindung und Panelmarker; es löscht keine Nachrichten auf dem Server. Die getrennte Wahl „Dauerhaften Chatverlauf erlauben“ bleibt in „hawk-consent“ höchstens zwölf Monate gespeichert. Dauerhafte Browserablage benötigt diese Zustimmung und eine passende Delivery-Einstellung; sie ist derzeit nicht aktiviert. Bei Widerruf wartet die Website vor eigenem Neuladen oder Entfernen auf die bestätigte Bereinigung. Blockierter Speicher oder eine fehlende Bestätigung erlauben keine Löschzusage. Ist der Chat bereits entfernt, wird erst beim nächsten ausdrücklich gestarteten Chat bereinigt. Browsereinträge können Sie auch in den Browser-Einstellungen löschen.

Empfänger und Verarbeitungsort: Hawk IVO Force wird von uns betrieben und läuft in Rechenzentren in Deutschland. Das Sprachmodell stellt Microsoft Ireland Operations Limited (Dublin) über Azure AI Foundry als Auftragsverarbeiter bereit. Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Datenzone (Staaten der EU und des EWR sowie die Schweiz).

Speicherdauer: Für Chatverläufe einschließlich der mitgesendeten Seitenangaben gilt serverseitig: 90 Tage nach der letzten Aktivität, danach täglicher Löschlauf. Bei Rückstau oder Fehlern kann die vollständige Löschung später erfolgen. Verbindungsdaten zur Missbrauchsabwehr (Ratenbegrenzung) speichern wir höchstens einen Monat, technische Protokolle höchstens 24 Stunden. Diese Serveraufbewahrung ist unabhängig von einer optionalen dauerhaften Speicherung im Browser.

Ihre Wahl: Sie entscheiden selbst, ob Sie den Assistenten starten. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten ein. Für verbindliche Anfragen nutzen Sie E-Mail, Telefon oder die Terminbuchung.

3. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer SaaS-Dienste

Wir bieten cloudbasierte Software-Dienste (SaaS) an (z. B. Plattform zur intelligenten Schichtplanung) und verarbeiten Registrierungs-/Nutzungsdaten, soweit zur Bereitstellung erforderlich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); interne Analysen bevorzugt aggregiert/anonymisiert. Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden: Bei Nutzung unserer Plattform als Verantwortliche handeln wir als Auftragsverarbeiter (AVV). Dienstleister/Übermittlungen: Weisungsgebundene Dienstleister (Hosting, E-Mail, Support etc.); Übermittlungen nur, soweit vertraglich/gesetzlich erforderlich.
Speicherdauer: Speicherung nur so lange wie nötig; anschließend Löschung/Anonymisierung.

4. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dafür übermitteln: insbesondere Kontaktdaten, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise, unseren Schriftverkehr mit Ihnen sowie weitere Angaben, die Sie uns im Verfahren mitteilen, etwa in Gesprächen.

Zweck: Prüfung Ihrer Bewerbung und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Teilen Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mit (z. B. eine Schwerbehinderung), verarbeiten wir diese nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG, soweit das Verfahren es erfordert. Zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche nach Abschluss des Verfahrens stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Aufnahme in unseren Bewerberpool bitten wir Sie gesondert um Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Übermittlung: Bewerbungen nehmen wir per E-Mail an die auf unseren Karriereseiten genannte Adresse entgegen, derzeit info@hawkivo.com. Eine gewöhnliche E-Mail ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Sie können Ihre Unterlagen auch auf anderem Weg senden, etwa per Post an die Anschrift in Abschnitt 1.
Empfänger: Zugriff auf Ihre Bewerbung haben die Geschäftsführung und die Personen, die an der Auswahl für die jeweilige Stelle beteiligt sind. Dienstleister, die unsere IT und unser E-Mail-Postfach betreiben, verarbeiten die Daten nur weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). An sonstige Dritte geben wir Ihre Bewerbung nicht weiter.
Speicherdauer: Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande oder ziehen Sie Ihre Bewerbung zurück, löschen wir Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Diese Frist dient der Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Länger bewahren wir sie nur mit Ihrer Einwilligung für den Bewerberpool auf; diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Werden Sie bei uns eingestellt, übernehmen wir die erforderlichen Angaben in Ihre Personalakte.
Pflicht zur Bereitstellung: Die Angabe Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne sie können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Ihre Rechte nach Abschnitt 5 gelten auch für Ihre Bewerbungsdaten.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21) – insb. gegen Direktwerbung
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3)
• Beschwerde (Art. 77) bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. BayLDA)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns formlos per E-Mail (s. o.). Für Auskünfte (Art. 15) können wir zum Identitätsnachweis Rückfragen stellen.

6. Widerspruchs- und Opt-Out-Möglichkeiten

• Cookies/Tools: Nicht notwendige Dienste nur mit Einwilligung; Änderung und Widerruf jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite. Bereits gesetzte Cookies können Sie zusätzlich in Ihrem Browser löschen.
• Newsletter/E-Mail-Werbung: Abmeldung jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns (Sperrliste).

7. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen (z. B. bei Änderungen unserer Dienste oder rechtlicher Vorgaben). Die aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.

8. Ergänzende Hinweise für Nutzer außerhalb der EU

Unsere Angebote richten sich primär nach der DSGVO. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Bei Zugriffen aus Drittländern können Datenübermittlungen außerhalb des EWR stattfinden (z. B. an Dienstleister in den USA). Soweit erforderlich, setzen wir EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und zusätzliche Schutzmaßnahmen ein; Details zu Empfängern/Übermittlungen finden Sie in den Abschnitten zu den jeweiligen Diensten. Rechte können je nach Rechtsordnung variieren; wir bemühen uns, berechtigte Anliegen nach anwendbarem Recht zu berücksichtigen.

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