Politique de confidentialité

En cas de divergence, la version allemande fait foi.

1. Responsable du traitement

Hawk Intelligent Technologies GmbH
Schafäckerlein 23
91413 Neustadt an der Aisch, Allemagne
Courriel : info@hawkivo.com
Téléphone : +49 9161 87192-0

2. Traitement lors de la visite de notre site Internet

2.1 Données d’accès générales (journaux du serveur)

Chaque fois que vous accédez à notre site Web, notre serveur Web enregistre automatiquement certaines données (adresse IP, date/heure de la demande, volume de données transférées, type/version du navigateur, système d’exploitation). Nous utilisons ces données pour alimenter le site Internet, assurer la sécurité du système et optimiser notre offre. Aucune combinaison avec d’autres sources de données n’a lieu. Les fichiers journaux sont généralement stockés pendant 7 jours, sauf si les événements liés à la sécurité nécessitent une conservation plus longue.
Base juridique : Art. 6(1)(f) GDPR (intérêts légitimes).

2.2 Contact (formulaire de contact et e-mail)

Si vous nous contactez, nous traitons les informations que vous fournissez (par exemple, nom, adresse e-mail, message) pour traiter votre demande. Les champs obligatoires sont marqués en conséquence.
Base légale : Art. 6(1)(a) GDPR (consentement) ou Art. 6(1)(b) GDPR (contrat/mesures précontractuelles), selon la demande.

Le formulaire de contact activé envoie vos informations à notre boîte mail info@hawkivo.com. Si vous autorisez reCAPTCHA (section 2.4), son résultat de sécurité est vérifié sur le serveur avant la transmission.

2.2a Livraison technique des demandes de contact

Nous utilisons Amazon Web Services (AWS), région de Francfort (eu-central-1), pour recevoir, valider et envoyer par courrier électronique votre demande. Votre demande est envoyée dans la boîte aux lettres ci-dessus et y est conservée pour traitement. Votre adresse e-mail est utilisée comme adresse de réponse. Après la remise, notre service transmet en outre votre nom, votre adresse e-mail, votre entreprise, votre numéro de téléphone (s’il est indiqué), votre message, l’objet de la demande, le public cible, l’intérêt pour les produits, la langue, l’adresse de la page du formulaire et l’avis de traitement affiché à notre CRM HubSpot (HubSpot Ireland Limited, Irlande, en tant que sous-traitant, centre de données dans l’UE ; pour les transferts vers des pays tiers, voir la section 2.3). Nous y créons un contact avec votre demande afin de la traiter, de rattacher les questions de suivi et de vous recontacter ultérieurement au sujet de votre demande (art. 6, par. 1, point b) du RGPD, mesures précontractuelles). Nous ne transmettons un identifiant de visiteur HubSpot que si vous avez autorisé le code de suivi HubSpot (section 2.4). Votre demande ne vous abonne pas à une newsletter ; vous ne recevez des e-mails marketing qu’avec un consentement distinct à la newsletter. Nous supprimons les données de contact sans relation commerciale en cours au plus tard trois ans après le dernier contact, sauf obligation légale de conservation.

Afin d’éviter toute livraison en double, nous enregistrons un identifiant de demande technique, une somme de contrôle et l’état de livraison avec un délai de 24 heures ; AWS supprime automatiquement les entrées expirées, avec un retard possible dans la suppression physique. Le contenu du formulaire et les secrets reCAPTCHA ne sont pas stockés dans ces entrées ou journaux techniques. Les journaux techniques sans contenu de formulaire sont conservés pendant sept jours. Les demandes déposées dans la boîte aux lettres sont supprimées une fois leur objectif atteint et les délais de conservation légaux expirés.

2.3 Newsletter et e-mails marketing

Sur la page « Newsletter », vous pouvez vous abonner à la newsletter générale de Hawk IVO et aux newsletters produit consacrées à Hawk IVO Force, Hawk IVO Plan et Hawk IVO Scheduler. Pour l’envoi, la gestion des abonnements et la preuve du consentement, nous utilisons HubSpot (HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irlande) en tant que sous-traitant ; les données sont hébergées dans le centre de données européen de HubSpot. Votre inscription est d’abord reçue par notre propre service sur Amazon Web Services à Francfort, vérifiée avec Google reCAPTCHA (section 2.4), puis transmise à HubSpot avec votre adresse e-mail, les thèmes choisis, la langue, les textes de consentement affichés et l’adresse de la page d’inscription. Nous ne transmettons un identifiant visiteur HubSpot que si vous avez autorisé le code de suivi HubSpot (section 2.4). Notre service n’enregistre aucune donnée d’inscription ; les journaux techniques sans adresse e-mail sont conservés sept jours.
Nous utilisons la procédure de double opt-in : vous recevez un e-mail contenant un lien de confirmation et ne recevez la newsletter qu’après confirmation. HubSpot conserve le texte du consentement, l’horodatage et la confirmation à titre de preuve.
Mesure des ouvertures et des clics : l’abonnement à la newsletter et le consentement à la mesure sont indépendants. Vous pouvez vous abonner sans suivi des ouvertures et des clics. L’analyse personnalisée de l’ouverture de nos newsletters, de sa date et des liens sur lesquels vous cliquez (pixels de suivi et liens de redirection) nécessite un consentement distinct et facultatif. Vous le gérez dans vos préférences personnelles d’abonnement, via le lien dans nos e-mails. HubSpot vérifie le consentement au suivi pour l’adresse destinataire ; aucune mesure n’a lieu sans consentement enregistré ou après son retrait. Vous pouvez autoriser la mesure ou retirer votre consentement indépendamment de votre abonnement. Le retrait empêche aussi l’enregistrement ultérieur des ouvertures et des clics dans les e-mails déjà envoyés ; il ne supprime pas automatiquement les données collectées auparavant.
Base juridique : art. 6, par. 1, point a) du RGPD et § 25, al. 1 TDDDG (consentement).
Désinscription : à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail, via la page des préférences d’abonnement ou en nous contactant. Les adresses désinscrites sont conservées sur une liste de suppression afin que vous ne receviez plus de publicité.
Informations clients : les clients reçoivent par e-mail via HubSpot, même sans abonnement à la newsletter, des informations importantes sur leurs contrats et les produits utilisés (maintenance, avis de sécurité, modifications contractuelles, par exemple) (art. 6, par. 1, point b) du RGPD). Ces e-mails ne comportent aucune mesure des ouvertures ni des clics.
Durée de conservation : jusqu’à la désinscription ; ensuite, seuls votre adresse e-mail sur la liste de suppression et la preuve du consentement sont conservées aussi longtemps que nécessaire à titre de preuve.
Transfert vers des pays tiers : HubSpot, Inc. (États-Unis) est certifiée au titre de l’EU-US Data Privacy Framework ; les clauses contractuelles types de l’UE s’appliquent en complément.
Politique de confidentialité du fournisseur : https://legal.hubspot.com/privacy-policy (s’ouvre dans un nouvel onglet)

2.4 Cookies, consentement et services utilisés

Nous utilisons sans consentement les entrées techniquement nécessaires (Art. 25(2) n° 2 TDDDG) : votre choix dans les paramètres de confidentialité (hawk-consent, stockage du navigateur, douze mois), votre apparence claire ou sombre sélectionnée manuellement (hawk-theme, stockage du navigateur, 365 jours à compter de la sélection ; supprimé lorsque vous choisissez « Système ») et la confirmation d’une demande de contact acceptée (hawk-enquiry-accepted, stockage de session, jusqu’à ce que l’onglet soit fermé). Ces entrées restent dans votre navigateur et ne sont transmises ni à nous ni à des tiers.

Nous utilisons tous les autres services uniquement avec votre consentement. Ils ne sont chargés qu’après votre accord ; avant cela, il n’y a aucune connexion avec les fournisseurs. L’assistant IA est une exception : il ne se charge que lorsque vous le démarrez expressément (section 2.8). La gestion du consentement fait partie de ce site Web lui-même ; aucun prestataire externe n’est impliqué. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir via les « Paramètres de confidentialité » en pied de page de chaque page. Lorsque vous retirez votre consentement, nous supprimons les cookies du service sur notre domaine ; vous pouvez supprimer les cookies sur les domaines des fournisseurs dans votre navigateur. Les paramètres de confidentialité indiquent le fournisseur, le but, les entrées stockées et la durée de conservation pour chaque service utilisé.
Base juridique : Art. 6(1)(a) GDPR et Sec. 25(1) TDDDG (consentement); retrait sous Art. 7(3) GDPR.
Transferts vers des pays tiers : Pour tous les services suivants, les données peuvent être transférées aux USA. Google LLC et Meta Platforms, Inc. sont certifiées selon l’UE-États-Unis. cadre de protection des données (Data Privacy Framework) (décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) ; les clauses contractuelles types de l’UE s’appliquent en outre.

Google reCAPTCHA (protection du formulaire de contact)

Fournisseur : Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Finalité : vérifier si le formulaire de contact est rempli par une personne, pour se protéger contre les demandes automatisées et les abus. En particulier, votre adresse IP, les informations de votre navigateur et de votre appareil ainsi que vos interactions avec la page sont traitées. reCAPTCHA ne se charge que sur la page de contact et seulement après votre consentement ; sans consentement, vous pouvez nous joindre par e-mail, par téléphone ou en prenant rendez-vous. Le cookie _GRECAPTCHA sur www.google.com (s’ouvre dans un nouvel onglet) (6 mois) et l’entrée _grecaptcha dans le stockage du navigateur sont stockés.
Avis de confidentialité du fournisseur : https://policies.google.com/privacy (s’ouvre dans un nouvel onglet)

Google Analytics 4 (mesure d’audience)

Fournisseur : Google Ireland Limited (adresse ci-dessus). Finalité : analyse statistique de l’utilisation (pages visitées, temps passé, origine, appareil et navigateur) afin d’améliorer le site Internet. Google Analytics 4 ne stocke pas les adresses IP complètes. Les signaux Google, les fonctionnalités publicitaires et la personnalisation des annonces sont désactivés. Les cookies _ga et _ga_<ID> sont stockés sur notre domaine (13 mois). Google supprime les données de mesure après la période de conservation définie dans Google Analytics.
Avis de confidentialité du fournisseur : https://policies.google.com/privacy (s’ouvre dans un nouvel onglet)

Google Ads (mesure publicitaire)

Fournisseur : Google Ireland Limited (adresse ci-dessus). Finalité : mesurer si les visiteurs qui cliquent sur l’une de nos annonces Google nous contactent ensuite, s’abonnent à la newsletter ou réservent un rendez-vous (mesure des conversions), et diffuser nos annonces auprès de publics pertinents, y compris à nouveau auprès des visiteurs de notre site (remarketing). Sont notamment traités l’adresse IP, les informations sur le navigateur et l’appareil, les pages consultées et l’identifiant du clic publicitaire ; si vous êtes connecté à Google, Google peut associer ces données à votre compte. Le tag Google Ads ne se charge qu’après votre consentement et utilise le mode de consentement de Google : sans consentement, aucun cookie publicitaire n’est déposé et aucune donnée n’est transmise à Google à des fins publicitaires. Google traite les données pour Google Ads en tant que responsable de traitement indépendant. Sont enregistrés les cookies _gcl_<identifiant> (par exemple _gcl_au, _gcl_aw) sur notre domaine (90 jours) et le cookie IDE sur doubleclick.net (13 mois). Si vous avez également autorisé le code de suivi HubSpot et arrivez via l’une de nos annonces, notre CRM HubSpot enregistre l’identifiant du clic publicitaire (GCLID) dans votre fiche de contact. Si vous devenez ensuite une demande (lead), une opportunité commerciale ou un client, HubSpot transmet cette étape avec l’identifiant du clic à Google Ads afin que nous puissions mesurer l’efficacité de nos annonces. Votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ne sont pas transmis.
Politique de confidentialité du fournisseur : https://policies.google.com/privacy (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Conditions de traitement des données : https://business.safety.google/adscontrollerterms/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)

Meta Pixel (mesure publicitaire)

Fournisseur : Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande. Objectif : mesurer si les visiteurs ouvrent notre site Web après avoir vu nos publicités sur Facebook ou Instagram, et diffuser des publicités auprès de publics appropriés. En particulier, votre adresse IP, les informations de votre navigateur, les pages visitées et les événements sont traités ; si vous êtes connecté à Meta, Meta peut lier les données à votre compte. Nous sommes conjointement responsables avec Meta de la collecte des données et de leur transmission à Meta (Art. 26 GDPR) ; Meta est seul responsable de tout traitement ultérieur. Les cookies _fbp et _fbc sont stockés sur notre domaine (90 jours).
Accord entre responsables conjoints du traitement des données : https://www.facebook.com/legal/controller_addendum (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Avis de confidentialité du fournisseur : https://www.facebook.com/privacy/policy/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)

HubSpot (association des visites aux contacts)

Fournisseur : HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irlande. Finalité : nous reconnaissons les pages que vous consultez et associons ces visites à votre contact dans notre CRM dès que vous nous êtes connu, par exemple après une inscription à la newsletter ou un clic sur un lien de nos e-mails. Nous pouvons ainsi mieux adapter nos contenus et nos échanges à vos centres d’intérêt. Sont notamment traités l’adresse IP, les informations sur le navigateur et l’appareil, les pages consultées, la durée de visite et la provenance. Le code de suivi se charge depuis le centre de données européen de HubSpot et uniquement après votre consentement ; nous n’utilisons pas la bannière de cookies propre à HubSpot. Les cookies __hstc et hubspotutk (6 mois), __hssc (30 minutes) et __hssrc (jusqu’à la fermeture du navigateur) sont enregistrés sur notre domaine. Sans ce consentement, nous n’associons pas les visites du site à un contact, même si vous êtes abonné à la newsletter. HubSpot, Inc. (États-Unis) est certifiée au titre de l’EU-US Data Privacy Framework.
Politique de confidentialité du fournisseur : https://legal.hubspot.com/privacy-policy (s’ouvre dans un nouvel onglet)

YouTube (vidéos dans les articles de connaissances et les actualités)

Fournisseur : Google Ireland Limited (adresse ci-dessus). Objectif : lire des vidéos directement sur notre site Internet. Nous servons les images d’aperçu vidéo à partir de notre propre serveur ; cela ne se connecte pas à YouTube. Ce n’est que lorsque vous cliquez sur « Lire la vidéo » que le lecteur se charge depuis www.youtube-nocookie.com (s’ouvre dans un nouvel onglet) (mode de confidentialité amélioré). Ce clic constitue votre consentement à YouTube ; vous pouvez le retirer dans les paramètres de confidentialité. En particulier, votre adresse IP, les informations de votre navigateur et de votre appareil ainsi que votre utilisation du lecteur sont traitées ; si vous êtes connecté à Google, Google peut lier la lecture à votre compte. Après la lecture, YouTube peut définir des cookies sur ses domaines tels que YSC (jusqu’à ce que vous fermiez le navigateur), VISITOR_INFO1_LIVE et VISITOR_PRIVACY_METADATA (6 mois) ainsi que des entrées dans le stockage du navigateur. Sans consentement, vous pouvez ouvrir des vidéos directement sur YouTube via « Regarder sur YouTube ».
Avis de confidentialité du fournisseur : https://policies.google.com/privacy (s’ouvre dans un nouvel onglet)

HubSpot Meetings (prise de rendez-vous)

Les détails concernant le calendrier de réservation de notre page « Rendez-vous » figurent à la section 2.7.

2.5 Présences et liens sur les réseaux sociaux

Nous établissons uniquement des liens vers des profils externes (Facebook, LinkedIn, X/Twitter, Instagram/Threads, YouTube, WhatsApp). Une connexion est établie uniquement lorsque vous cliquez sur un lien. Le traitement relève alors de la responsabilité du prestataire (ses conditions/confidentialité s’appliquent). Nous évaluons les interactions uniquement dans le cadre de nos intérêts légitimes.
Base juridique : Art. 6(1)(f) GDPR.

2.6 Hébergement par Amazon Web Services

Notre site Web est fourni sous forme de site Web statique via AWS Amplify Hosting. Le prestataire est Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg. Le site Web est exploité dans la région AWS Europe (Francfort) et fourni via le réseau de diffusion de contenu AWS. Lors de l’accès au site Internet, les données de connexion techniquement nécessaires (notamment l’adresse IP, l’heure, l’adresse demandée, les informations du navigateur) sont traitées afin de fournir le site Internet et d’en assurer la sécurité. Un transfert à Amazon Web Services, Inc., USA, ne peut être exclu et a lieu – si nécessaire – sur la base des clauses contractuelles types (CCT) de l’UE.
Base juridique : Art. 6(1)(f) GDPR.

2.7 Prise de rendez-vous en ligne avec HubSpot

Sur notre page « Rendez-vous », vous pouvez réserver un entretien via HubSpot Meetings (HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irlande, en tant que sous-traitant, centre de données dans l’UE). Le calendrier de réservation ne se charge que lorsque vous cliquez sur « Charger le calendrier » ; ce clic vaut consentement pour ce service, que vous pouvez retirer dans les paramètres de confidentialité (section 2.4). Sans consentement, le lien ouvre directement la page de réservation sur HubSpot. Lors du chargement, HubSpot traite notamment votre adresse IP et les informations de votre navigateur et peut déposer sur go.hawkivo.com les cookies __hstc et hubspotutk (6 mois), __hssc (30 minutes) et __hssrc (jusqu’à la fermeture du navigateur).

Lorsque vous réservez un rendez-vous, nous traitons votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, le créneau choisi et les informations que vous indiquez volontairement dans le formulaire de réservation. HubSpot crée ou complète un contact dans notre CRM et inscrit le rendez-vous dans notre calendrier Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, Irlande, en tant que sous-traitant). L’entretien a lieu via Microsoft Teams ; vous recevez le lien d’accès avec l’invitation. La réservation ne vous inscrit pas à une newsletter. Nous supprimons les données de contact sans relation commerciale en cours au plus tard trois ans après le dernier contact, sauf obligations légales de conservation.
Base juridique : pour le chargement du calendrier Art. 6(1)(a) GDPR et § 25(1) TDDDG (consentement), pour la réservation Art. 6(1)(b) GDPR (mesures précontractuelles).
Transferts vers des pays tiers : HubSpot, Inc. et Microsoft Corporation (USA) sont certifiées au titre du EU-US Data Privacy Framework ; les clauses contractuelles types de l’UE s’appliquent en complément.
Politiques de confidentialité des fournisseurs : https://legal.hubspot.com/privacy-policy (s’ouvre dans un nouvel onglet) et https://privacy.microsoft.com/privacystatement (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Alternative : Les rendez-vous peuvent également être organisés par e-mail ou par téléphone.

2.8 Assistant IA (Hawk IVO Force)

Sur notre site Web, vous pouvez poser des questions à un assistant IA. Il fonctionne sur notre plateforme Hawk IVO Force. L’assistant n’est chargé que lorsque vous l’ouvrez et sélectionnez “Démarrer le chat”. Avant cela, il n’y a aucune connexion à Hawk IVO Force et rien n’est stocké dans votre navigateur. Vous discutez avec une IA : les réponses sont générées automatiquement, peuvent contenir des erreurs et ne sont pas contractuelles.

Données traitées : vos messages et les réponses de l’assistant. Afin que l’assistant puisse vous aider avec la page que vous avez ouverte, notre site Web envoie les informations suivantes avec chaque message :

• l’identifiant de la page, la langue et l’adresse de la page sans paramètres, ainsi que son titre, sa description et sa rubrique principale ;
• l’en-tête de la rubrique visible et les éventuelles questions que vous avez ouvertes ;
• pour le formulaire de contact : sa disponibilité, le sujet sélectionné, l’audience et l’intérêt du produit, ainsi que les noms des champs erronés ;
• les adresses d’autres pages de ce site que vous avez ouvertes dans le même onglet depuis votre dernier message (sans paramètres) ;
• pour les actions de l’assistant : les titres et questions de la page ouverte, les noms des filtres et des versions linguistiques disponibles ainsi que les options du formulaire de contact.

Non transmis : ce que vous saisissez dans les champs du formulaire, le texte sélectionné, la page précédemment visitée (référent) et la saisie de votre souris ou de votre clavier en dehors du chat. Le chargement et l’utilisation du chat nécessitent des données de connexion techniquement nécessaires, en particulier l’adresse IP, l’heure et les informations du navigateur.

Saisie vocale : vous pouvez également poser vos questions dans le chat. Ceci est facultatif. Le microphone n’est utilisé qu’une fois que vous appuyez sur l’icône du microphone dans le chat et autorisez l’accès dans votre navigateur ; rien n’est enregistré avant cela. Un deuxième clic met fin à l’enregistrement ; il s’arrête automatiquement au bout de 60 secondes au plus tard. L’enregistrement est transmis à Hawk IVO Force et y est converti en texte par un modèle vocal que Microsoft fournit via Azure OpenAI en tant que sous-traitant. Vous voyez le texte reconnu dans le champ de saisie et pouvez le modifier ou le supprimer. Il n’est envoyé que lorsque vous le soumettez ; après cela, nous le traitons comme n’importe quel autre message de discussion. Nous supprimons l’enregistrement audio immédiatement après la conversion, au plus tard après deux heures. Tant que la conversation est stockée, seuls les détails techniques tels que la durée, la taille du fichier et la langue détectée sont conservés. Aucun profil vocal n’est créé. Votre navigateur peut mémoriser l’autorisation d’accès à notre site Web ; vous pouvez le révoquer à tout moment dans les paramètres de son site.

Objectif et base juridique : nous répondons à vos questions sur notre entreprise, nos produits et la page que vous avez ouverte. La base juridique est Art. 6(1)(f) GDPR (intérêt légitime à une réponse rapide et pertinente) et, pour les demandes relatives à la conclusion d’un contrat, Art. 6(1)(b) GDPR. Dans votre navigateur, nous stockons uniquement ce qui est strictement nécessaire pour fournir le chat que vous avez démarré, conformément à l’article 25 (2) n° 2 TDDDG. Le chat n’accède au microphone que si vous choisissez explicitement la saisie vocale et que vous l’autorisez dans votre navigateur. L’assistant ne prend pas de décisions ayant un effet juridique (Art. 22 GDPR). Nous n’analysons pas le contenu du chat à des fins de publicité ou de profilage.

Fichiers joints : Lorsque vous joignez des fichiers, leur nom et leur contenu sont transmis à Hawk IVO Force et traités pour répondre à votre question, par exemple pour analyser un catalogue d’exigences. Les contenus lisibles sont extraits des fichiers PDF, XLSX, DOCX, texte et Markdown pris en charge. Les parties illisibles ou traitées de manière incomplète doivent être prises en compte dans la réponse.

Actions sur le site : L’assistant peut proposer d’ouvrir quelque chose pour vous sur notre site : une rubrique ou une question de la page ouverte, une liste filtrée, la recherche avec un terme, le formulaire de contact avec un sujet et un produit présélectionnés, une autre version linguistique ou les paramètres de confidentialité. Une action n’est exécutée qu’après votre confirmation dans la demande qui s’affiche. Le fait qu’elle ait été exécutée, refusée ou impossible est transmis avec votre message suivant. L’assistant ne peut pas envoyer de formulaires, écrire dans des champs de formulaire ni modifier vos consentements.

Stockage dans votre navigateur : Après votre démarrage explicite, les commandes du panneau conservent uniquement son état ouvert ou réduit dans le sessionStorage de cet onglet, sous « hawk-assistant ». Le SDK et Hawk IVO Force utilisent aussi des identifiants et un état de visite liés à l’onglet pour poursuivre la conversation après navigation ou rechargement, si le navigateur le permet. Les messages sont chargés depuis la discussion côté serveur. Le X réduit le chat. « Terminer le chat » met fin à la conversation après confirmation et retire l’intégration et le marqueur sans supprimer les messages du serveur. Le choix distinct d’un historique durable reste dans « hawk-consent » pendant douze mois au maximum. Le stockage durable nécessite cet accord et un réglage Delivery adapté ; il est actuellement désactivé. Après retrait, le site attend la confirmation du nettoyage avant son propre rechargement ou retrait. Un stockage bloqué ou une confirmation manquante empêche de garantir la suppression. Si le chat est déjà retiré, le nettoyage intervient au prochain démarrage explicite. Les paramètres du navigateur permettent aussi d’effacer ces données.

Destinataires et lieu de traitement : Hawk IVO Force est exploité par nos soins et fonctionne dans des centres de données en Allemagne. Le modèle de langage est fourni par Microsoft Ireland Operations Limited (Dublin) via Azure AI Foundry en tant que sous-traitant chargé du traitement des données. Le traitement a lieu dans la zone de données de l’UE (pays de l’UE, de l’EEE et Suisse).

Conservation : Conservation sur le serveur des discussions et informations de page transmises : 90 jours après la dernière activité, puis un traitement de suppression quotidien. Un retard de traitement ou des erreurs peuvent différer la suppression complète. Les données de connexion contre les abus sont conservées un mois au maximum, les journaux techniques 24 heures au maximum. Cette conservation est distincte du stockage durable facultatif dans le navigateur.

Votre choix : vous décidez si vous souhaitez démarrer l’assistant. Veuillez ne pas saisir de données sensibles dans le chat. Pour les demandes contraignantes, veuillez utiliser l’e-mail, le téléphone ou la prise de rendez-vous.

3. Traitement lors de l’utilisation de nos services SaaS

Nous proposons des services logiciels basés sur le cloud (SaaS) (par exemple, une plateforme intelligente de planification des équipes) et traitons les données d’enregistrement/d’utilisation dans la mesure nécessaire à la fourniture des services.
Base juridique : Art. 6(1)(b) GDPR (contrat) ; analyses internes de préférence sous forme agrégée/anonyme. Traitement pour le compte de clients professionnels : Lorsque les clients utilisent notre plateforme en tant que responsables du traitement, nous agissons en tant que sous-traitant (DPA en place). Prestataires/transferts : Prestataires de services mandatés (hébergement, e-mail, support, etc.) ; transferts uniquement lorsque cela est requis contractuellement/légalement.
Conservation : Les données ne sont conservées que le temps nécessaire ; ensuite suppression/anonymisation.

4. Candidatures

Lorsque vous postulez chez nous, que ce soit pour un poste publié ou de manière spontanée, nous traitons les informations que vous nous transmettez à cette fin : notamment vos coordonnées, lettre de motivation, CV, certificats et autres justificatifs, notre correspondance avec vous ainsi que toute autre information que vous nous communiquez au cours de la procédure, par exemple lors d’entretiens.

Finalité : Examen de votre candidature et décision quant à la conclusion d’une relation de travail.
Base juridique : Art. 6(1)(b) GDPR et § 26(1) BDSG (loi fédérale allemande sur la protection des données ; mesures préalables à une relation de travail). Si vous nous communiquez volontairement des catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple un handicap grave), nous les traitons sur la base de l’Art. 9(2)(b) GDPR et du § 26(3) BDSG, dans la mesure où la procédure l’exige. Pour nous défendre contre des prétentions juridiques après la clôture de la procédure, nous nous fondons sur l’Art. 6(1)(f) GDPR. Nous vous demandons séparément votre consentement avant de vous inscrire dans notre vivier de candidats (Art. 6(1)(a) GDPR).
Transmission : Nous recevons les candidatures par e-mail à l’adresse indiquée sur nos pages carrières, actuellement info@hawkivo.com. Un e-mail ordinaire n’est pas chiffré de bout en bout. Vous pouvez également envoyer vos documents par un autre moyen, par exemple par courrier à l’adresse indiquée à la section 1.
Destinataires : Seuls la direction et les personnes participant à la sélection pour le poste concerné ont accès à votre candidature. Les prestataires qui exploitent notre informatique et notre boîte de messagerie traitent les données uniquement sur nos instructions en tant que sous-traitants (Art. 28 GDPR). Nous ne transmettons pas votre candidature à d’autres tiers.
Conservation : Si aucune relation de travail n’est conclue ou si vous retirez votre candidature, nous supprimons vos données au plus tard six mois après la clôture de la procédure. Ce délai nous permet de nous défendre contre d’éventuelles prétentions au titre de la loi générale allemande sur l’égalité de traitement (AGG). Nous ne les conservons plus longtemps qu’avec votre consentement pour le vivier de candidats, que vous pouvez retirer à tout moment avec effet pour l’avenir. Si vous êtes embauché(e), nous reprenons les informations nécessaires dans votre dossier du personnel.
Obligation de fournir les données : La fourniture de vos données n’est imposée ni par la loi ni par un contrat. Sans elles, nous ne pouvons toutefois pas examiner votre candidature. Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (Art. 22 GDPR) n’est prise.

Les droits décrits à la section 5 s’appliquent également à vos données de candidature.

5. Vos droits en tant que personne concernée

• Accès (Art. 15), rectification (Art. 16), effacement (Art. 17), restriction (Art. 18)
• Portabilité des données (article 20)
• Opposition (Art. 21) – en particulier au marketing direct
• Retrait du consentement (article 7, paragraphe 3)
• Réclamation (art. 77) auprès d’une autorité de contrôle (par exemple BayLDA)

Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter par e-mail (voir ci-dessus). Pour les demandes d’accès (Art. 15), nous pouvons demander un justificatif d’identité.

6. Options d’opposition et de désinscription

• Cookies/outils : Services non essentiels uniquement avec consentement ; modifier ou retirer à tout moment via les « Paramètres de confidentialité » en pied de page de chaque page. Vous pouvez également supprimer les cookies déjà installés dans votre navigateur.
• Newsletter/email marketing : Désabonnez-vous à tout moment via le lien présent dans chaque email ou en nous envoyant un message (liste de suppression).

7. Actualité et modifications de cette politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’adapter cette politique de confidentialité si nécessaire (par exemple, si nos services ou les exigences légales changent). La version actuelle est toujours disponible sur notre site Web.

8. Informations complémentaires pour les utilisateurs hors UE

Nos offres sont principalement alignées sur le RGPD. Nous ne vendons pas de données personnelles. Lors d’un accès depuis des pays tiers, des transferts de données en dehors de l’EEE peuvent avoir lieu (par exemple vers des prestataires de services aux États-Unis). Lorsque cela est nécessaire, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de l’UE (SCC) et sur des garanties supplémentaires ; les détails sur les destinataires/transferts peuvent être trouvés dans les sections sur les services respectifs. Les droits peuvent varier selon la juridiction ; nous nous efforçons d’honorer les demandes légitimes en vertu de la loi applicable.

Télécharger la politique de confidentialité (anglais) (s’ouvre dans un nouvel onglet)