Kurz erklärt
Bei der Schichtplanung mit KI schlägt die Software eine Besetzung nach Regeln, Qualifikationen und Kapazitäten vor. Die Entscheidung bleibt beim Menschen: Verantwortliche klären Abweichungen und geben den Plan frei.
Bei der Schichtplanung mit KI schlägt die Software eine Besetzung vor, die Regeln, Qualifikationen und Kapazitäten berücksichtigt. Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Verantwortliche prüfen den Vorschlag, klären Abweichungen und geben den Plan frei. Erst danach werden Änderungen in den angebundenen Systemen umgesetzt.
Warum Schichtplanung anspruchsvoll ist
In einem Schichtplan treffen viele Bedingungen zusammen: Qualifikationen, Regeln, Abwesenheiten, Kapazitäten und der Takt der Kundenaufträge. Dazu kommen kurzfristige Änderungen am Tag.
Aus unseren Projekten in der Produktions- und Schichtplanung stammt eine Erkenntnis: Fehler sind am günstigsten zu vermeiden, wenn sie früh in der Planung entstehen. Deshalb sollten Qualifikationen und Bedarfe schon in der frühesten Phase berücksichtigt werden.
Was die Software übernimmt
Hawk IVO Plan ist der fachliche Kern für Planungslogik, Regeln, Optimierung und Planstände. Er plant Ihr Team nach Qualifikationen und im Takt Ihrer Kundenaufträge, von der Jahresplanung bis zur kurzfristigen Änderung am Tag. Stammdaten, Aufträge und gebuchte Zeiten kommen aus angebundenen Systemen wie SAP und anderen ERP-Systemen, MES und Zeiterfassung.
Zum bisherigen Leistungsumfang der Plattform gehören eine Qualifikationsmatrix mit qualifikationsbasiertem Matching sowie KI-Funktionen für Prognosen von Personal- und Fertigungsbedarfen und für die Optimierung von Schicht- und Auftragsplanung. Den für Sie passenden Umfang klären wir im Gespräch.
Softwareanbieter, die Planung in ihr eigenes Produkt bringen möchten, finden mit Hawk IVO Scheduler eine einbettbare Bibliothek, die Zeit-, Ressourcen- und Hierarchiepläne im Browser darstellt. Damit lassen sich Ressourcen, Schichten oder Maschinen auf der Zeitachse darstellen und per Ziehen verschieben. Fachobjekte, Rechte und Speicherung bleiben im Produkt des Anbieters.
Wo der Mensch entscheidet
Ein vereinfachter Ablauf zeigt die Aufteilung zwischen Software, Agents und Menschen:
- Bedarf erkennen: Aufträge, Abwesenheiten und Kapazitäten kommen aus Ihren Systemen zusammen.
- Plan erstellen: Hawk IVO Plan schlägt eine Besetzung nach Regeln und Qualifikationen vor.
- Abweichungen klären: Ein Agent fasst Konflikte zusammen und bereitet Optionen vor.
- Entscheiden und umsetzen: Verantwortliche geben frei. Freigegebene Änderungen werden in den angebundenen Systemen umgesetzt.
Auch die Mitarbeitenden werden eingebunden. Sie sehen ihren Schichtplan, stellen Abwesenheitsanträge und tauschen Schichten.
Praxisbeispiel: Schichtplanung in der Großchemie
Das Video zu diesem Artikel zeigt das Werk Ruhrchemie von OXEA in Oberhausen. Auf 1,2 km² stehen Hunderte komplexe Anlagen, 1.000 Mitarbeitende arbeiten im 24/7-Betrieb. Die Schichtplanung ist dort die Grundlage der Anlagensicherheit, denn exakte Qualifikationen entscheiden über den sicheren Betrieb. Mit wachsender Komplexität wurden isolierte Excel-Tabellen zu einem unkalkulierbaren Risiko. Das Werk wechselte zu einem professionellen Enterprise-Werkzeug, das Anlagenanforderungen exakt mit gültigen Zertifikaten der Mitarbeitenden abgleicht und verschachtelte Qualifikationsmatrizen verarbeitet. Das Video nennt das Produkt noch mit seinem früheren Namen HAWK AI Planning; heute heißt es Hawk IVO Plan.
Was die Forschung dazu beiträgt
Schichtplanung mit KI ist seit Jahren Gegenstand unserer Forschungsarbeit. Weitere Projekte und Studien finden Sie unter Wissen und Einblicke.
- agileASSEMBLY (2023–2026): Im BMBF-Forschungsverbund (öffnet in neuem Tab) arbeiten wir mit Fraunhofer, der RWTH Aachen und weiteren Partnern an agiler Schichtplanung und wandlungsfähigen Personalkapazitäten.
- Future Work Lab (2020–2025): Ein browserbasierter Demonstrator im Future Work Lab des Fraunhofer IAO (öffnet in neuem Tab) zeigte KI-unterstützte Schichtplanung. Er schlug Besetzungen vor und band Mitarbeitende über eine App ein.
- SmartAIwork (2020): Die Marktstudie (öffnet in neuem Tab) vergleicht 27 KI-Lösungen für die Sachbearbeitung. Unsere Lösung zur Planung ist darin vertreten.
- Fraunhofer-IAO-Studie (2019): Die Studie zur KI in der Unternehmenspraxis (öffnet in neuem Tab) basiert auf einer Befragung von 309 Unternehmen. Unsere Lösung für KI-gestützte Personal- und Schichtplanung ist darin vertreten.