Planificación de turnos con IA: el software propone, las personas deciden

En la planificación de turnos con IA, el software propone una asignación de personal que tiene en cuenta las reglas, las cualificaciones y las capacidades. La decisión sigue en manos de las personas. Los responsables revisan la propuesta, aclaran las desviaciones y aprueban el plan. Solo después se aplican los cambios en los sistemas conectados.

Por qué la planificación de turnos es exigente

En un plan de turnos confluyen muchas condiciones: cualificaciones, reglas, ausencias, capacidades y el ritmo de los pedidos de los clientes. A ello se suman los cambios de última hora durante el día.

De nuestros proyectos de planificación de la producción y de turnos procede una conclusión: evitar los errores resulta más económico cuando se originan en una fase temprana de la planificación. Por eso, las cualificaciones y las necesidades deberían tenerse en cuenta ya desde la fase más temprana.

Qué asume el software

Hawk IVO Plan es el núcleo funcional de la lógica de planificación, las reglas, la optimización y los estados del plan. Planifica a su equipo según las cualificaciones y al ritmo de los pedidos de sus clientes, desde la planificación anual hasta los cambios de última hora durante el día. Los datos maestros, los pedidos y los tiempos registrados proceden de sistemas conectados como SAP y otros sistemas ERP, MES y de registro de tiempos.

El alcance de servicios que la plataforma ha ofrecido hasta ahora incluye una matriz de cualificaciones con emparejamiento basado en cualificaciones, así como funciones de IA para la previsión de las necesidades de personal y de producción y para la optimización de la planificación de turnos y pedidos. En una conversación aclaramos el alcance adecuado para usted.

Los proveedores de software que deseen llevar la planificación a su propio producto encontrarán en Hawk IVO Scheduler una biblioteca integrable que muestra planes de tiempos, recursos y jerarquías en el navegador. Con ella se pueden mostrar recursos, turnos o máquinas en la línea de tiempo y desplazarlos arrastrándolos. Los objetos de negocio, los permisos y el almacenamiento permanecen en el producto del proveedor.

Dónde deciden las personas

Un proceso simplificado muestra el reparto entre el software, los agentes y las personas:

1. Detectar la necesidad: los pedidos, las ausencias y las capacidades se reúnen a partir de sus sistemas.
2. Crear el plan: Hawk IVO Plan propone una asignación de personal según reglas y cualificaciones.
3. Aclarar las desviaciones: un agente resume los conflictos y prepara opciones.
4. Decidir y ejecutar: los responsables dan su aprobación. Los cambios aprobados se aplican en los sistemas conectados.

Los empleados también participan. Consultan su plan de turnos, presentan solicitudes de ausencia e intercambian turnos.

Ejemplo práctico: planificación de turnos en la gran industria química

El vídeo de este artículo (en alemán) muestra la planta Ruhrchemie de OXEA en Oberhausen. En 1,2 km² se concentran cientos de instalaciones complejas, y 1000 empleados trabajan en régimen 24/7. Allí, la planificación de turnos es la base de la seguridad de las instalaciones, ya que las cualificaciones exactas son decisivas para una operación segura. Con la creciente complejidad, las hojas de cálculo aisladas de Excel se convirtieron en un riesgo incalculable. La planta pasó a una herramienta profesional de nivel empresarial que concilia con exactitud los requisitos de las instalaciones con los certificados vigentes de los empleados y procesa matrices de cualificaciones anidadas. El vídeo todavía menciona el producto con su nombre anterior, HAWK AI Planning; hoy se llama Hawk IVO Plan.

Lo que aporta la investigación

La planificación de turnos con IA es desde hace años objeto de nuestro trabajo de investigación. Encontrará más proyectos y estudios en Conocimiento y perspectivas.

• agileASSEMBLY (2023–2026): en el consorcio de investigación del BMBF (se abre en una pestaña nueva) trabajamos con Fraunhofer, la RWTH Aachen y otros socios en la planificación ágil de turnos y en capacidades de personal adaptables.
• Future Work Lab (2020–2025): un demostrador basado en navegador en el Future Work Lab del Fraunhofer IAO (se abre en una pestaña nueva) mostraba la planificación de turnos asistida por IA. Proponía asignaciones de personal e integraba a los empleados a través de una aplicación.
• SmartAIwork (2020): el estudio de mercado (se abre en una pestaña nueva) compara 27 soluciones de IA para la gestión administrativa. Nuestra solución de planificación figura en él.
• Estudio del Fraunhofer IAO (2019): el estudio sobre la IA en la práctica empresarial (se abre en una pestaña nueva) se basa en una encuesta a 309 empresas. Nuestra solución de planificación de personal y de turnos asistida por IA figura en él.